Negocierea virtuală – ne încurcă sau ne salvează în business?

“Să lucrezi cu oamenii e cel mai greu” –  aud deseori acest lucru de la antreprenori. Eu aș merge mai departe și aș spune că, oricât de ciudat poate să sune, să negociezi cu oamenii e și mai greu. Pentru că, într-adevăr, negocierea este, dincolo de cifre și planuri de business, despre relaționare, socializare și alinierea la povestea omului din fața ta.

Și, devine și mai greu atunci când, de fapt, cel cu care negociezi nu este în fața ta, cum se întâmplă în această perioadă, când distanțarea socială e pe buzele tuturor. Privind partea bună, (pentru că mereu există una!), să ne gândim că, acum 30 de ani, o pandemie ca cea de acum ar fi blocat complet lumea de business. Cât de greu ne-ar fi fost fără telefoane, email sau platforme pentru conferințe video! Azi le avem la doar un click distanță, așa că hai să vedem cum ne ajută în desfășurarea activității, sau ce putem face să nu ne încurce prea tare.

Câteva recomandări la care ar fi bine să fii atent atunci când negociezi “virtual”:

Video vs. Audio în negociere – cine câștigă?

Sigur, negocierea virtuală nu se compară cu o negociere la cafea. Mâna alunecă mai ușor în buzunar atunci când s-a creat o relație. Riscul de a fi refuzat e mai mare atunci când negocierea are loc în scris: “Refuz un email, nu un om”. Chiar și în cazul negocierilor video sau telefonice, e greu să fii la fel de convingător, ținând cont că vocea singură nu poate transmite la fel de mult mesaj, nefiind susținută de expresii, reacții, de o semantică a gesturilor. Pe de altă parte, e greu de apreciat ce impact are, de exemplu, oferta pe care o faci, neputând să-l “citești” pe celălalt. Aici, câștigă puncte negocierile între persoane care s-au cunoscut anterior. Indiferent de situație, recomandarea este, pe cât posibil, să folosești aplicațiile cu ajutorul cărora poți să îl vezi pe celălalt. Legătura care se formează atunci când sunteți față în față, e greu, iar uneori chiar imposibil de compensat altfel.

Întoarce cărțile în favoarea ta!

Ai senzația că șansele de reușită sunt mici? Nu te descuraja! Pare greu de crezut, dar sunt și câteva avantaje pe care le ai în negocierile la distanță. Dacă în cazul negocierilor față în față, oricât de bine te-ai ocupat de partea de pregătire și planificare, îți pot scăpa câteva detalii, din spatele unui ecran, însă, nu se vede dacă te uiți în ochii celuilalt sau la notițele cu pregătirea și planificarea negocierii. Altfel spus, tu ai controlul deplin a ceea ce vrei să transmiți și o poți face fără să ai trac, lacune în idei sau exprimări care lasă de dorit. De asemenea, cel cu care porți o negociere nu poate vedea cine e lângă tine în momentul expunerii ofertei. Poți cere ajutorul unui negociator mai experimentat, care, știind speța, te poate ajuta să te repliezi; sau poate puncta detalii care ți-au scăpat. Deseori poate veni cu o perspectivă nouă, detașată, care să ajute negocierea.

Vorbim împreună, ne înțelegem separat

În negociere, fiecare intră cu propria poveste. Important este cât de mult reușim ca din două povești (a mea și a celuilalt) să ajungem la o poveste convenabilă pentru ambele părți. Atenție, însă, la mesajul non-verbal. Dincolo de a te ajuta să fii persuasiv, gesturile și mimica îl ajută pe celălalt să înțeleagă exact ce ai vrut să spui. În lipsa lor, e indicat să aveți, după fiecare rundă de negociere, minuta discuției. Elimini astfel surprize de genul: “nu la asta m-am referit”, sau “eu n-am spus așa ceva” și ai ocazia să le clarifici înainte de a semna un acord păgubos. Ni s-a întâmplat ca, în unele situații, o astfel de clarificare să vină cu surprize plăcute. Aspecte ce inițial au fost respinse, după ce au fost gândite la rece de către cealaltă parte, au primit ok-ul mult mai ușor după ce au fost făcute clarificările necesare.

Replici care blochează comunicarea

Nu scăpăm de ele nici în online. Pe lângă binecunoscutele “nu am autoritatea necesară”,  “detalii pe care nu le putem divulga”, acum mai apar și invariabilele “mi-a picat netul” sau “nu te mai aud”. Le poți auzi în momentele mai tensionate ale discuției. Posibil să fie un dirty trick, cum, la fel de bine ar putea fi doar o barieră normală în comunicare. Cel mai indicat ar fi să îi lași celuilalt răgazul de care are nevoie, fară să pleci de la premisa că o face intenționat. De multe ori timpul e un sfetnic bun în negociere. Dacă acest lucru se întâmplă însă de fiecare dată când celălalt ar trebui să facă o anumită concesie, e semn clar că apelează la dirty tricks și ar fi bine să te gândești, la un moment dat, cum să contracarezi astfel de situații.

***

Chiar dacă cu toții așteptăm vremuri mai bune, până vom putea negocia ca înainte, unele decizii nu așteaptă cele mai prielnice condiții. Și pentru că știm deja că negociatorii abili rămân flexibili, ia în calcul orice variantă de comunicare pentru a ajunge la acordurile pe care le dorești.